Policy Whistleblowing

Endeka SGR S.p.A., in coerenza con le disposizioni normative, ha definito un sistema interno volto a consentire la segnalazione (Whistleblowing) da parte di soggetti interni/esterni di atti o fatti che possono costituire una violazione delle norme nazionali e/o europee, applicabili all’attività svolta dalla Società, garantendo nel contempo la riservatezza dei dati personali del segnalante, del presunto responsabile della violazione e di ulteriori soggetti menzionati nonché tutelando il segnalante da condotte ritorsive e/o discriminatorie.

La segnalazione deve contenere una circostanziata descrizione della violazione con indicazione, ove possibile, delle regole che si considerano violate e di ogni ulteriore informazione utile a condurre l’accertamento sui fatti contestati. In particolare, per violazione si intende qualunque:

violazioni di norme, interne ed esterne, che disciplinano l'attività di Endeka SGR S.p.A. (o “la Società”);

comportamenti illeciti o fraudolenti, compiuti da dipendenti, membri degli Organi sociali, o terzi (fornitori, consulenti, collaboratori, e società controllate), che possano determinare in modo diretto o indiretto, un danno economico-patrimoniale e/o di immagine per la Società;

l’eventuale commissione di reati da parte di dipendenti, membri degli Organi sociali o terzi (fornitori, consulenti, collaboratori, promotori finanziari e società del gruppo) commessi in danno della Società, o che possano ingenerare eventuali responsabilità della Società;

ogni condotta che dia luogo a conflitti di interesse, adottata senza aver osservato il pieno rispetto delle regole e procedure di controllo previste per tali situazioni (come, ad esempio, il conflitto del dipendente in un’operazione nella quale vanti un interesse personale);

Restano escluse dalle segnalazioni ammissibili quelle aventi ad oggetto questioni interpersonali che seguiranno i canali tradizionali (ad es. responsabile gerarchico superiore, funzione risorse umane).

1. Inviare una segnalazione tramite canali interni

È opzionale per il segnalante includere nella segnalazione il proprio nome e cognome, l’inquadramento, la qualifica professionale e suoi recapiti. La segnalazione è inviata dal soggetto segnalante:

in forma scritta, tramite lettera all’attenzione personale del Responsabile dei sistemi interni di segnalazione presso la SGR. In particolare, al fine di garantire la riservatezza del segnalante, è necessario che la segnalazione venga inserita a cura dello stesso in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata al Responsabile dei sistemi interni di segnalazione”. La segnalazione è poi oggetto di protocollazione riservata, anche mediante autonomo registro, da parte della SGR. Qualora il Responsabile dei sistemi interni di segnalazione sia il presunto responsabile della violazione o abbia un potenziale interesse correlato alla segnalazione tale da compromettere l’imparzialità di giudizio, la predetta terza busta chiusa recherà all’esterno a cura del segnalante la dicitura “riservata alla Funzione di riserva dei sistemi interni di segnalazione”, domiciliata sempre presso la SGR. Con l’inoltro della segnalazione attraverso il descritto sistema di buste chiuse il segnalante mantiene riservata la propria identità, beneficiando in tal modo delle tutele previste nel caso di eventuali ritorsioni;
in forma orale, su richiesta della persona segnalante al Responsabile dei sistemi interni di segnalazione o alla Funzione di riserva, mediante un incontro diretto fissato entro un termine massimo di sette giorni lavorativi.

L’identità del segnalante sarà conosciuta solo dal Responsabile dei sistemi interni di segnalazione (ovvero dalla Funzione di riserva qualora ricorrano i presupposti). A tale proposito è garantita la riservatezza dei dati personali del segnalante e del presunto responsabile della violazione, ferme restando le regole che disciplinano le indagini o i procedimenti avviati dall’autorità giudiziaria in relazione ai fatti oggetto della segnalazione.

Per effettuare la segnalazione, non è necessario che il segnalante disponga di prove della violazione; tuttavia, deve disporre di informazioni sufficientemente circostanziate che ne facciano ritenere ragionevole l’invio. A tal fine, la segnalazione deve contenere i seguenti elementi:

se noti, la data e il luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;

descrizione chiara e completa dei fatti oggetto di segnalazione;

generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto o i soggetti che hanno posto in essere i fatti segnalati;

eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione ed eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;

ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati;

dichiarazione del segnalante in merito all’assenza o alla sussistenza di un interesse privato collegato alla segnalazione.

1.1 Tempi di risposta

Il Responsabile dei sistemi interni di segnalazione (ovvero dalla Funzione di riserva qualora ricorrano i presupposti) invierà al segnalante, ove noto:

entro 7 giorni dalla data di segnalazione una conferma di ricezione della stessa;

entro 3 mesi dalla data di conferma della ricezione della segnalazione l’esito degli accertamenti condotti.

I suddetti canali non possono essere utilizzati per trasmettere un reclamo relativo a servizi finanziari offerti dalla Società.

2. Inviare una segnalazione tramite canali esterni È possibile segnalare una violazione tramite i canali esterni attivati da:

Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) secondo le procedure pubblicate sul sito internet Anticorruzione (ANAC)
alla Consob attraverso:
1. il numero telefonico 0039 06 8411099;
2. la casella di posta elettronica whistleblowing@consob.it (utilizzando gli appositi moduli predisposti dall’Autorità di Vigilanza);
3. la posta ordinaria, indirizzata a: CONSOB – Via G.B. Martini, 3 – 00198 Roma.

Si fa comunque riferimento alle procedure dettagliate riportate al seguente indirizzo: Consob Whistleblowing.

a Banca d’Italia, in particolare:
1. tramite la piattaforma "Servizi online", selezionando il box "Invia una segnalazione";
2. tramite posta ordinaria, inviando il modulo "Segnalazione Whistleblowing" all'indirizzo Banca d'Italia, via Nazionale, n. 91 - 00184 Roma, all'attenzione del Dipartimento Vigilanza bancaria e finanziaria - Servizio RIV - Divisione SRE (la busta deve recare la dicitura "riservato").

Documento	Descrizione
	Informativa privacy Whistleblowing