La SGR tratta come reclamo tutte le comunicazioni scritte degli investitori o dei debitori dei propri fondi inviate tramite posta raccomandata all’indirizzo della sede legale della SGR ovvero inviate all’indirizzo PEC endekasgrspa@pec.it con le quali è richiesta un’azione correttiva a fronte di potenziali pregiudizi economici o eventuali inefficienze, carenze o criticità riscontrate nello svolgimento delle attività correlate al servizio di gestione collettiva del risparmio prestato dalla SGR e/o alla commercializzazione di OICR propri e/o all’attività di finanziamento.
I reclami inviati alla SGR devono contenere:
La Funzione Commerciale riceve e verifica anche con il supporto della Funzione Unica di controllo se la contestazione possa essere classificata come “reclamo”; in caso positivo inoltra a mezzo raccomandata a/r ovvero a mezzo e-mail (qualora il reclamo sia pervenuto tramite questo mezzo ovvero laddove sia espressamente richiesto nel reclamo stesso), entro 15 giorni lavorativi dall’avvenuta ricezione, una comunicazione all’investitore o al debitore o al potenziale investitore o debitore nella quale viene dato atto (i) della ricezione del reclamo e (ii) che il medesimo reclamo verrà trattato dalla SGR secondo la propria policy e riscontrato entro 60 giorni dalla ricezione.
La Funzione Commerciale svolge quindi gli opportuni approfondimenti per chiarire la dinamica dei fatti esposti nel reclamo, raccogliendo informazioni e chiarimenti dalle Direzioni e Funzioni aziendali interessate e, eventualmente, anche domandando all’investitore o al debitore stesso, per iscritto, informazioni aggiuntive; al termine dell’istruttoria la predetta Funzione comunicherà gli esiti al reclamante entro i termini sopra richiamati.
La Funzione Unica di Controllo verifica la regolarità del processo e l’accuratezza delle informazioni raccolte ed elaborate dalla Funzione Commerciale, fornendo eventuale supporto nell’applicazione della normativa di volta in volta applicabile.